E-Mail Versand

Generell gibt es zwei Wege, wie Sie E-Mails versenden können. Bevor Sie jedoch beginnen E-Mails zu versenden, müssen Sie einige Dinge beachten.

Vorbereitung

Stellen Sie sicher, dass die E-Mail - Eigenschaften für den angemeldeten Benutzer vollständig ausgefüllt sind. Über das Symbol "Einstellungen" -> "Benutzerübersicht" wählen Sie zunächst durch einen Doppelklick den Benutzer aus, für den Sie die Einstellungen vornehmen möchten. Die Einstellungen bezüglich der E-Mails können Sie nun über das Register "Eigenschaften" -> "E-Mail" vornehmen.

Unter dem Punkt "Modus" können Sie zwischen "Standard E-Mail -Anwendung" und "E-Mail direkt versenden" wählen. Wenn Sie den Standard Modus wählen, nutzen Sie automatisch die zugehörige Anwendung des Betriebssystems. Wenn Sie den Modus " direkt versenden" wählen, müssen Sie beim SMTP Host Ihren E-Mail - Provider eintragen, den Port und ihre Anmeldedaten (Benutzernamen und Passwort) für Ihren E-Mail Zugang hinterlegen.

Außerdem empfehlen wir Ihnen die E-Mail - Adressen für die Vermittler, Kunden und Anbieter in den zugehörigen Akten einzutragen. Das ist erforderlich, weil das Programm die in der Akte hinterlegte Adresse automatisch als Empfängeradresse für Ihre Nachricht generiert. Wenn Sie die Adressen nicht in den Akten hinterlegen, müssen Sie die Adressen sonst bei jedem Senden selbstständig eintragen!

Sie können vor dem Verfassen einer E-Mail auch eine Vorlage für diese erstellen. Das ist zum Beispiel dann vorteilhaft, wenn Sie eine E-Mail an mehrere Personen senden möchten (z.B eine Serienmail). Sie sparen sich viel Arbeit, in dem das Programm dann ihren vorgefertigten Inhalt beibehält und nur die Namen, Adressen etc. für Sie ändert. Wie Sie eine E-Mail - Vorlage erstellen, wird Ihnen unter dem Punkt "Vorlagen" genauer erklärt.

Wenn Sie jedoch zum Beispiel nur einmal eine E-Mail schicken oder eine sehr individuell gestaltete E-Mail versenden wollen, dann benötigen Sie keine Vorlage, da Sie die E-Mail ja nur an eine Person senden. Jeder Vorlage muss ein Kontext zugewiesen werden, z.B. Kontext "Kunden", bitte beachten Sie, dass Sie die Vorlage dann auch nur im eingestellten Kontext verwenden können. Ihre erstellte Vorlage mit dem Kontext "Kunden" wird Ihnen also nicht unter den Vermittlerakten angezeigt, sondern nur in den Kundenakten!

Möglichkeit 1: Email über Dokumente versenden

Über die Akte der Vermittler, Anbieter oder Kunden können Sie über das Register "Dokumente" -> "E-Mail" Mails versenden.

Dazu klicken Sie im Fenster auf "Neu" und wählen entweder eine bestehende Vorlage oder klicken auf "leere Seite" (je nachdem, ob Sie für Ihre E-Mail eine Vorlage verwenden möchten oder nicht).

2. Möglichkeit: Über Kontaktdaten versenden

Neben dem Feld für die E-Mail - Adresse befindet sich ein Augensymbol (E-Mail - Adressen - Feld befindet sich in den Kontaktdaten). Beim Klick auf das Augensymbol öffnet sich der E-Mail Editor, mit dem Sie ganz einfach E-Mails verfassen können.

Andere Hinweise

Außerdem besteht die Möglichkeit, dass Sie eine E-Mail nicht sofort (über die Schaltfläche "Senden"), sondern zu einem gewähltem Zeitpunkt versenden können. Dazu klicken Sie oben in der Symbolleiste auf "Später senden".

Beim Klicken öffnet sich dann das Fenster "E-Mail Erinnerung" in diesem Feld können Sie dann den Versandtag und die -uhrzeit eingeben.

Außerdem können Sie Objekte ausschneiden, kopieren und einfügen. Über die Schaltfläche "Anhang" können Sie gespeicherte Dokumente anheften, oder auch Dokumente die auf Ihrem PC gespeichert sind als Anhang an Ihre E-Mail hinzufügen. Auch einen Hinweis über die Dringlichkeit Ihrer E-Mail können Sie über die zugehörige Schaltfläche in der Symbolleiste anfügen. Über das Datenbanksymbol können Sie noch zusätzliche Datenfelder in Ihre E-Mail integrieren.