Vorgang Beispiel Vermittleranbindung

Um bei dem Beispiel für die Vermittleranbinung zu bleiben, legen wir ein Modell mit dem Namen "Vermittleranbindung" an.

Vorab erstellen wir unter dem Punkt "Register" --> "Vorgangsstatus" noch die Status "Eingereicht", "Abgeschlossen" und "Abgelehnt" (falls noch nicht vorhanden). Um eine bessere Übersicht zu haben, können Sie dem Status verschiedene Farben und Positionen (für die Reihenfolge in Auswahlfeldern) zuordnen.

Zusätzlich benötigen wir noch die Dokumentenkategorie "Antrag" und "Anbindung", welche Sie unter "Register" --> "Dokumentenkategorien" anlegen können.

Anschließend wechseln wir über den Punkt "Register" --> "Vorgangsmodell" zur Übersicht der Modelle und erstellen über "Neues Vorgangsmodell" ein neues Modell mit dem Namen "Vermittleranbindung".

Nach dem Speichern legen wir in dem Modell über "Neue Bedingung" eine Bedingung "Antrag eingereicht" mit dem Ausgangsstatus "Offen", dem Endstatus "Eingereicht" an. In dem Fenster "Vorgangsbedingung" wählen wir den Kontext "Dokument" und den Unterkontext "Vermittler" aus und setzen einen Haken bei der eben angelegten Dokumentenkategorie "Antrag" und speichern die Vorgangsbedingung.

Im Klartext bedeutet das, dass sobald in einem Vorgang eine Verknüpfung mit einem Vermittler existiert und im Vermittler ein Dokument mit der Kategorie "Antrag" vorhanden ist, wechselt der Status des Vorgangs von "Offen" zu "Antrag".

Zusätzlich erstellen wir in dem Modell noch zwei weitere Bedingungen, eine für die Dokumentenkategorie "Anbindung" im Vermittler und eine manuelle Bedingung zum Ablehnen.

Damit wäre die Vorlage für Vermittlervorgänge zur Prüfung von Anbindungen abgeschlossen. Für dieses Modell gibt es jetzt zwei mögliche Wege (einmal den Weg "Offen" --> "Eingereicht" --> "Abgeschlossen" und einmal den Weg "Offen" --> "Abgelehnt"). Unser Modell sollte jetzt wie folgt aussehen.

Wenn man jetzt einen neuen Vermittler anlegt oder einen bestehenden Vermittler öffnet, der eine Anbindungsnummer benötigt, kann man für diesen Vermittler einen Vorgang vom Modell "Vermittleranbindung" anlegen und erkennt sofort anhand des Status, ob alle Dokumente vorhanden sind.

Um einen Vorgang für einen Vermittler zu erstellen, öffnet man einfach den Vermittler selbst und wechselt dort auf die Registerseite "Vorgänge", klickt auf "Neu" und vergibt eine Bezeichnung und speichert dann den Vorgang.

In dieser Registerseite im Vermittler können alle Vorgänge des Vermittlers gesucht werden. Die Ergebnisse können anhand verschiedener Parameter eingegrenzt werden.

Wenn man in dem Vermittler jetzt ein Dokument mit der Kategorie "Antrag" hinterlegt, wechselt der Status des Vorgangs automatisch von "Offen" zu "Eingereicht".

Wenn ein Dokument mit der Kategorie "Anbindung" hinterlegt wird, wechselt der Status entsprechend des Modells, auf "Abgeschlossen" und wird als "Beendet" markiert. Ein Vorgang ist immer dann "Beendet", wenn die letzte Bedingung eines Zweiges erfüllt ist (beendete Vorgänge werden im Vermittler standardmäßig nicht angezeigt, kann aber bei der Suche mit dem Parameter "Beendet" angepasst werden).

Die entsprechenden Dokumente können im Vermittler im Register "Dokumente" entweder selbst angelegt, oder importiert und mit einer Kategorie versehen werden. Alternativ kann man aber auch in der Übersicht der Vorgänge mit einem Klick auf "nächsten Schritt ausführen" ein Dokument importieren oder den Vorgang manuell (der zweite Weg den wir im Modell definiert haben) ablehnen.

oder

Wie bereits erwähnt, können Sie sich im Menü unter "Vorgänge" auch alle Vorgänge aller Vermittler anzeigen lassen und erhalten so einen Überblick, welche Punkte noch offen sind. Sie können von dieser Stelle aus die Vorgänge öffnen/bearbeiten und auch notwendige Dokumente oder Verknüpfungen hinzufügen.