Schlüsselverwaltung

Mit einem Schlüssel können Sie verschiedene Objekte (z.B. Abfragen, Vorlagen, Scannerprogramme, Dokumente usw.) vor unberechtigtem Zugriff schützen (Objektschutz). Auf ein geschütztes Objekt kann nur mit dem zugehörigen Schlüssel bzw. den darin enthaltenen Berechtigungen zugegriffen werden.

Es ist auch möglich, ein Dokument mit mehreren Schlüsseln zu schützen. So können z.B. nur die Benutzer das Dokument ansehen, die den Schlüssel zum Öffnen besitzen und nur die Benutzer das Dokument löschen, die den Schlüssel zum Löschen besitzen.
 

nach obenSchlüsselübersicht

Um einen Überblick über alle vorhanden Schlüssel zu erhalten, wählen Sie in der Seitenleiste den Punkt "Register" -> "Schlüsselübersicht" aus.
In dieser Übersicht werden Ihnen dann alle Schlüssel angezeigt.

Hier können Sie Schlüssel anlegen, bearbeiten und löschen.

Mit der Schaltfläche "Öffnen" können Sie den markierten Schlüssel zum Bearbeiten öffnen und mit der Schaltfläche "Löschen" wird der markierte Schlüssel gelöscht.

 

nach obenSchlüssel anlegen/bearbeiten/löschen

Um einen neuen Schlüssel anzulegen, öffnen Sie die Schlüsselübersicht und klicken dort auf die Schaltfläche "Neu" und geben dann eine Bezeichnung an und wählen die Rechte aus, auf die sich der Schlüssel beziehen soll, sowohl den Kontext für den dieser Schlüssel gelten soll.

  • Ist das Recht "Öffnen" im Schlüssel gesetzt, darf ein Benutzer, der diesen Schlüssel besitzt auch das Dokument ansehen. Ist das Recht "Öffnen" im Schlüssel nicht gesetzt oder hat der Benutzer nicht den nötigen Schlüssel, kann er das Dokument nicht ansehen. Dasselbe gilt für die Rechte "Ändern" und "Löschen", die das Bearbeiten bzw. Löschen eines Objektes bzw. Dokuments steuern.
  • Ist das Recht "Verstecken" im Schlüssel gesetzt, darf ein Benutzer, der diesen Schlüssel besitzt weiterhin Objekte sehen, die ebenfalls mit diesem Schlüssel geschützt sind. Benutzer die den Schlüssel nicht besitzen können diese Objekte nicht mehr sehen.

Der Kontext legt fest für welche Art von Objekten der Schlüssel genutzt werden kann. Der Kontext "Global" erlaubt es den Schlüssel für alle Objekte, die mit Schlüssel geschützt werden können, zu benutzen.


 

nach obenSchlüssel einem Benutzer über die Nutzerübersicht zuordnen

Um einem Benutzer einen Schlüssel zuzuordnen gibt es verscheidene Wege. Einmal über die Nutzerübersicht in der Schlüsselübersicht oder indem Sie in der Benutzerübersicht den Schlüsselbund des Benutzers öffnen und dort den Schlüssel hinzufügen. In beiden Fällen muss der Benutzer und der Schlüssel vorhanden sein.

Wenn Sie den Weg über die Nutzerübersicht gehen möchten, öffnen Sie die Schlüsselübersicht ("Einstellungen" --> "Schlüsselübersicht") und klicken dort auf die Schaltfläche "Nutzerübersicht".

In diesem Fenster werden Ihnen alle Benutzer angezeigt, die bereits den entsprechenden Schlüssel besitzen. Um einen vorhanden Benutzer hinzuzufügen, klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Hinzufügen".

In dem sich nun öffnenden Fenster markieren Sie alle Benutzer (Mehrfachauswahl möglich), denen Sie den Schlüssel geben möchten und bestätigen Ihre Auswahl durch Klicken auf die Schaltfläche "Ausgewählte Benutzer hinzufügen". Das Fenster schließt sich und Sie gelangen zurück zur aktualisierten Nutzerübersicht des Schlüssels.

Um einem Benutzer den Schlüssel zu entziehen, markieren Sie den entsprechenden Benutzer und klicken auf die Schaltfläche "Löschen". Über die Schaltflächen "Alle Hinzufügen" und "Alle Löschen" können Sie allen Benutzer den Schlüssel geben oder eben alle Benutzer den Schlüssel wegnehmen.

 

nach obenvorhandenen Schlüssel dem Schlüsselbund eines Benutzers hinzufügen oder entfernen

Wie im vorherigen Kapitel bereits erwähnt, gibt es mehrere Wege einem Benutzer einen Schlüssel zu zuteilen.

Wenn Sie den Weg über das Schlüsselbund des Benutzer gehen möchten, öffnen Sie über die Benutzerübersicht ("Einstellungen" --> "Benützerübersicht") und markieren dort den enstsprechenden Benutzer und klicken auf die Schaltfläche "Schlüssel".

Es öffnet sich das Schlüsselbund des Benutzers, in dem alle Schlüssel angezeigt werden, die der Benutzer besitzt. Um einen vorhanden Schlüssel hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu".

In dem sich nun öffnenden Fenster werden alle Schlüssel angezeigt, die noch nicht im Schlüsselbund des Benutzers vorhanden sind. Mit der Schaltfläche "Übernehmen" wird das Fenster geschlossen und der markierte Schlüssel wird dem Schlüsselbund des Benutzers beigefügt.

Um einen Schlüssel aus dem Schlüsselbund des Benutzers zu entfernen, markieren Sie den entsprechenden Schlüssel und klicken auf die Schaltfläche "Löschen". Über die Schaltfläche "Schlüsselübersicht" können Sie sich alle Schlüssel im System anzeigen lassen und verwalten.

 

nach obenObjekt bzw. Dokument mit einem Schlüssel schützen

Wie Sie ein Objekt mit einem Schlüssel schützen, erfahren Sie unter dem Punkt Objektschutz.