Dokumentenverwaltung

Für die einiege Kontexte (Kunden, Vermittlern, Anbietern, Fremdverträge, Tarif, Verträgen, Schäden usw.) können Dokumente hinterlegt werden.

Scannerprogramme werden im Register Dokumente angezeigt, allerdings global verwaltet. Es sind immer alle Scannerprogramme in allen Kunden, Vermittlern usw. sichtbar.

Die Dokumente werden nicht in der Datenbank, sondern in dem in den Datenbank Einstellungen hinterlegten Dokumentenordnern abgelegt.

 

nach obenÜbersicht - Register Dokumente

Wenn Sie ein entsprechendes Objekt öffnen, finden Sie die Dokumente in dem Register "Dokumente". Dieses Register ist immer gleich aufgebaut und hat das gleiche Erscheinungsbild.

Über die linke Navigationsleiste haben Sie Zugang zu den Bereichen Dokumente, Zugehörige Dokumente, Notizen, Scannerprogramme, E-Mail, Papierkorb.

Zusatzinformationen

Zu jedem Dokument können Sie zusätzliche Informationen erfassen, die Ihnen bei einer späteren Dokumentensuche behilflich sein könnten.

Markieren Sie das gewünschte Dokument und öffnen Sie mit einem Rechtsklick das Kontextmenü und wählen den Punkt "Zusätzliche Informationen".

Geben Sie nun die gewünschten Informationen an.

Kategorien

Es ist auch möglich Dokumenten eine oder mehreren Kategorien zuzuordnen. Dazu markieren Sie das entsprechenden Dokument und klicke auf die Schaltfläche "Umbenennen" und wählen anschließend die gewünschten Kategorien aus.

 

nach obenDokumente

Um ein neues Dokument zu erstellen, klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf "Dokumente" und dort in der Symbolleiste auf die Schaltfläche "Neu".

Es öffnet sich ein neues Fenster in dem Sie eine entsprechende Vorlage oder eine leere Seite auswählen können. Der Typ der Datei richtet sich nach dem Typ der Vorlage oder bei einer leeren Seite nach dem Standard Editor in den Datenbank Einstellungen.

Wenn Sie bei der Schaltfläche "Neu" auf den Pfeil daneben klicken, können Sie sofort den internen Editor, den Microsoft Word oder Microsoft Excel auswählen um ein Dokument des ensprechenden Typs zu erstellen. Wenn Sie eine Vorlage auswählen möchten, klicken Sie diese einfach doppelt in dem Auswahlfenster an oder klicken auf "Übernehmen".

Der entsprechende Editor wird nun automatisch geöffnet, und die Datenbankfelder werden bei Vorlagen ggf. durch die entsprechenden Daten des Adressaten ersetzt.

Sie sehen den Inhalt der Korrespondenz und können diesen beliebig bearbeiten.

Alternativ haben Sie hier auch die Möglichkeit über ein eingerichtetes Scannerprogramm ein Dokument einzuscannen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche "Scannen" um das Standard Scannerprogramm oder auf den kleinen Pfeil rechts daneben um bestimmtes Scannerprogramm zu verwenden.


Sollte das Standard-Scannerprogramm nicht funktionieren, versuchen Sie bitte zunächst eine aktuellere Treiber-Software zu bekommen. Außerdem können Sie im Scannerprogramm einstellen, dass nicht unmittelbar mit dem Programm gescannt werden soll, sondern dass Ihre Scanner-Software aufgerufen werden soll. Ihre eingescannten Seiten werden trotzdem im Programm abgelegt.

Nachdem Sie das Dokument abgespeichert haben, erscheint dieser automatisch in der Liste der Korrespondenz auf der Registerseite "Dokumente".


 

nach obenZugehörige Dokumente

Hier werden Ihnen Dokumente verknüpfter Objekte angezeigt. So sehen Sie z. B. im Kunden die Dokumente der Verträge des Kunden.

 

nach obenNotizen

Die Arbeit mit Notizen erfolgt analog zu den Dokumenten. Notizen sind für die interne Verwendung gedacht.

 

nach obenScannerprogramme

Hier können Sie die zu verwendenden Scanner einstellen. Es werden alle angelegten Scannerprogramme angezeigt.

Scannerprogramme werden global verwaltet. Es sind immer alle Scannerprogramme in allen Kunden, Vermittlern usw. sichtbar.

 

nach obenE-Mail

Hier werden Ihnen die E-Mail angezeigt, die Sie über die Anwendung verschickt (einzeln oder mit Serienmail) haben. Beim Senden einer E-Mail werden auf die E-Mail Einstellungen im Benutzer verwendet.


 

nach obenPapierkorb

Wenn Sie ein Dokument löschen, wird dies erst in den Papierkorb des jeweiligen Objektes verschoben. Um ein Dokument komplett zu löschen, muss es mit der Schaltfläche "Löschen" aus dem Paierkorb entfernt werden. Über die Schaltfläche "Wiederherstellen" wird das Dokument aus dem Papierkorb wieder zurück verschoben.